Số liệu lệch giữa các phòng ban, báo cáo cuối tháng mất nhiều ngày, tồn kho không khớp sổ sách, đơn hàng bị sót, và mỗi bộ phận dùng một phần mềm riêng. Nếu gặp từ ba dấu hiệu trở lên, đã đến lúc tính tới một hệ thống quản trị tập trung.
CRM giúp quản lý khách hàng, cơ hội bán hàng và lịch sử chăm sóc ở một nơi. Dấu hiệu cần CRM: thông tin khách nằm trong điện thoại từng nhân viên, không biết khách nào sắp mua lại, nhân viên nghỉ việc mang theo khách hàng.
1) Dùng AI soạn thảo email, báo giá, biên bản họp. 2) Tóm tắt tài liệu dài, hợp đồng. 3) Thí điểm chatbot trả lời câu hỏi lặp lại của khách. Đặt quy định không đưa dữ liệu nhạy cảm vào công cụ AI công cộng.
Bật xác thực 2 lớp cho email và phần mềm quản trị; sao lưu dữ liệu hằng ngày, giữ một bản ngoại tuyến; phân quyền theo vai trò; cập nhật phần mềm; hướng dẫn nhân viên nhận diện email lừa đảo.
Nhiều dự án ERP, CRM thất bại vì đưa dữ liệu lộn xộn vào hệ thống mới. Hãy chuẩn hoá danh mục khách hàng, sản phẩm và mã kho trước khi chọn phần mềm.
Đã làm dự án nào cùng ngành? Ai trực tiếp triển khai? Dữ liệu cũ chuyển thế nào? Đào tạo bao lâu? Sau bàn giao hỗ trợ ra sao? Chi phí năm thứ hai là bao nhiêu?